System-Menu „Betriebswirtschaft“

Abschluss Periode / Abschluss Jahr
Im Menu Betriebswirtschaft – Periodenabschluss können die Umsätze der Lagerverwaltung, Debitorenverwaltung und der Kreditoren-Verwaltung zurückgesetzt werden, d.h. die Periode wird gelöscht und das Total ins Vorjahr übertragen. Wird mit diesen Umsatzzahlen gearbeitet, muss dieser Menupunkt ausgeführt werden, wenn alle Rechnungen und Zahlungen des Jahres erfasst und verbucht sind, jedoch bevor Belege des neuen Jahres verbucht werden. (Diese Funktion ist am Ende eines Kalenderjahres auszuführen, auch wenn ungleich Geschäftsjahr).

Jahresnummerierung
Wenn Sie im neuen Jahr die Jahresnummerierung der Belege fortsetzen oder aber neu damit beginnen möchten, dann müssen Sie folgende Arbeiten erledigen:

Im Menupunkt Betriebswirtschaft – Moduleinstellungen - Belegeinstellungen - Jahresnummerierung Belege geben Sie die neue Jahresnummerierung ein. Die Jahreszahl gilt für alle Belege.

Mehrwertsteuer-Parameter
Seit dem 1.1.2001 gelten folgende neuen Mehrwertsteuer Sätze:

 Die bestehenden Einträge in der MwSt.-Tabelle können entsprechend angepasst werden.

Lagerverwaltung (Modul 03)

Preis-Änderungen mit Berechnung
Möglicherweise wollen Sie am Ende des (Geschäfts)-Jahres gewisse Preis-Änderungen vornehmen. Die erweiterte Artikel-Pflege erlaubt Ihnen, diese Arbeit rationell auszuführen.

Hinweis: Kunden die mit Bruttopreisen arbeiten, müssen in diesen Preisen die MwSt.-Erhöhung mitberücksichtigen und die Preise entsprechend anpassen.

Auftragsbearbeitung (Modul 04)

Alte Belege löschen
Zur Pflege und Wartung des Systems kann in der Auftragsbearbeitung von Zeit zu Zeit oder Ende eines Geschäftsjahres eine Löschung alter Belege ausgeführt werden. Somit werden nicht mehr benötigte Belege aus dem System entfernt. Vor dem Löschen können die Restaufträge gecheckt werden.

Finanzbuchhaltung (Modul 05)

Perioden / Abschluss
Am Ende eines Geschäftsjahres muss die Buchhaltung unter diesem Menupunkt abgeschlossen werden. Gleichzeitig wird diese auch wieder neu eröffnet.

Wichtige Hinweise zum Abschluss:

1. Das Buchungs- (Eröffnungs-) Datum muss innerhalb der neuen Geschäftsperiode liegen. Wird das Jahr 2002 abgeschlossen, so darf als Abschluss-Datum nicht der 31.12.2003 erfasst werden. Die Eröffnungsbuchungen werden so im Geschäftsjahr 2003 nicht wieder gefunden!

2. Sind zwei Buchungsperioden vorhanden, so wird der Saldo-Übertrag von der 1. in die 2. Periode gemacht. Nach dem Abschluss werden die Daten der 1. Periode gelöscht und die 2. Periode wird zur 1. Periode.

3. Die Transitorischen Buchungen werden automatisch zurückgebucht.

4. Wenn Erfassungsperioden definiert wurden, müssen diese für das neue Geschäftsjahr angepasst werden.

Arbeiten vor dem Abschluss:

·       MWST.-Abrechnung für das letzte Quartal erstellen.

·       ev. Fehlerprotokolle müssen verbucht werden.

·       In Fremdwährungs-Systemen müssen die Währungsdifferenzen verbucht werden.

·       Kontenblätter müssen ausgedruckt werden, vorzugsweise nicht während des Abschlusses.

·       Abschlussbuchung (Gewinn- oder Verlust-Vortrag) muss vor dem Abschluss gemacht werden.

·       Das System verlangt, dass die Bilanz, Abschluss-Bilanz und die Erfolgsrechnung vor dem Abschluss ausgedruckt werden. Drucken auf Bildschirm gilt nicht als drucken. Es kommt auch ein Hinweis, wenn die MwSt.-Abrechnung noch nicht gesichert wurde. Dieser Hinweis kann mit OK übergangen werden. Denken Sie jedoch daran, dass nach dem Fibu-Abschluss die MwSt.-Abrechnung aus der FIBU nicht mehr erstellt werden kann weil keine Buchungen mehr vorhanden sind!

Arbeiten nach dem Abschluss:

·       Kontenplanänderungen (Konten neu erfassen, ändern, löschen) vornehmen.

·       Neue MwSt. - / Aufwand - und Ertrags - Konten

·       Budgetierung erfassen.

Debitorenverwaltung (Modul 06)

Soll/Haben vortragen
Wenn Sie sich entschliessen, diese Arbeit auszuführen, wäre es sinnvoll, wenn Sie den Periodenabschluss im Systemmenu/Betriebswirtschaft/Periodenabschluss ebenfalls ausführen, damit die Umsatzahlen ins Vorjahr übertragen werden.

Alte Belege löschen
Unter diesem Punkt können Sie alle erledigten Belege per Stichtag aus dem System entfernen. Es sind dies die Rechnungen und Zahlungen, welche für die OP-Listen benötigt wurden, nicht aber die Umsatzzahlen und die Beleg-Körper aus der Fakturierung. Nach dem Löschen ist ein OP-Abgleich mit der Fibu nicht mehr möglich.

Kreditorenverwaltung (Modul 07)

Kreditoren-Saldi vortragen
Wenn Sie sich entschliessen, diese Arbeit auszuführen, wäre es sinnvoll, wenn Sie den Periodenabschluss im Systemmenu/Betriebswirtschaft/Periodenabschluss ebenfalls ausführen, damit die Umsatzzahlen ins Vorjahr übertragen werden.

Bezahlte Rechnungen löschen
Unter diesem Punkt können Sie alle erledigten Belege per Stichtag aus dem System entfernen. Es sind dies die Rechnungen und Zahlungen, welche für die OP-Listen benötigt wurden, nicht aber die Umsatzzahlen. Nach dem Löschen ist ein OP-Abgleich mit der Fibu nicht mehr möglich.

Lohnbuchhaltung (Modul 08)

Abschluss-Arbeiten

13. Monatslohn oder Gratifikation
Verschiedene Möglichkeiten zur Abrechnung eines 13. Monatslohns oder einer Gratifikation:

Die Auszahlung des 12. und 13. Monatslohns wird auf derselben Abrechnung vorgenommen:
Die Abfrage "Letzte Abrechnung dieses Jahres?" muss mit JA beantwortet werden.

Die separate Auszahlung des 12. und 13. Monatslohns ist auf drei verschiedene Arten möglich:
1. Der 12. Monatslohn wird zuerst normal erfasst und die Abfrage der letzten Abrechnung mit NEIN beantwortet. Danach wird der 13. Monatslohn als 13. Abrechnung mit der Abrechnungsperiode 01.12. - 31.12. erfasst. Diese gilt somit als die letzte Abrechnung und wird mit JA beantwortet. Die Abzüge, bei welchen eine Höchstlohngrenze besteht, werden aufs ganze Jahr nachgerechnet und entsprechend korrigiert.

2. Der 13. Monatslohn wird zuerst als 13. Abrechnung mit Abrechnungs-Periode 01.12. - 31.12. erfasst. Dies ist nicht die letzte Abrechnung und wird somit mit NEIN beantwortet. Es werden bei den Abzugsarten keine Abzüge getätigt, welche eine Höchstlohngrenze beinhalten und auch kein Pensionskassen-Abzug. Danach wird der 12. Monatslohn erfasst und die Abfrage der letzten Abrechnung mit JA eingegeben. Alle Abzugsarten mit Höchstlohngrenze werden nachberechnet und entsprechend korrigiert.

3. Der 13. Monatslohn wird zuerst als 13. Abrechnung mit Abrechnungs-Periode 01.12. - 31.12. erfasst. Die Abfrage der letzten Abrechnung wird hier mit JA beantwortet. Alle Abzüge werden nun getätigt. Diejenigen mit der Höchstlohngrenze werden nachberechnet und entsprechend korrigiert. Danach wird der 12. Monatslohn als 12. Abrechnung mit Abrechnungs-Periode 01.12. - 31.12. erfasst. Diese Abrechnung gilt nun als Letzte und wird somit mit JA eingegeben. Auch hier werden alle Abzüge getätigt und für diesen Monat nachberechnet.

Jahres-Endauswertungen

Gesetzlich müssen folgende Daten ausgedruckt werden: Lohn-Konten, Firmen-Rekapitulation, Lohnarten-Rekapitulation, AHV-ALV-Bescheinigung, SUVA-/UVG-Bescheinigung. Im Hauptmenupunkt (4), Endauswertungen können diese Auswertungen automatisch ausgedruckt werden.

AHV- und ALV-Abrechnung
Die AHV-Abrechnung muss ausgedruckt werden. Bei Arbeitnehmern, welche während des Abrechnungsjahres ein- oder ausgetreten sind, wird das effektive Datum eingesetzt, bei allen anderen die Daten 01 – 12.

SUVA-Abrechnung
Die SUVA-Abrechnung muss ausgedruckt werden. Bei Arbeitnehmern, welche während des Abrechnungsjahres ein- oder ausgetreten sind, wird das effektive Datum eingesetzt. Bei allen andern sind die entsprechenden Felder leer (blank).

Quellen-Steuer-Abrechnung und Biga-Statistik
Sofern die Quellen-Steuer-Abrechnung und die Biga-Statistik aktiviert sind, können die notwendigen Listen in diesem Menüpunkt ausgedruckt werden.

Lohn-Ausweis
Die Lohn-Ausweise müssen ausgedruckt werden. Bei Arbeitnehmern, welche während des Abrechnungsjahres ein- oder ausgetreten sind, wird das effektive Datum eingesetzt. Bei allen andern die Daten 01.01.-31.12.

Hinweis: Ist bei einem Mitarbeiter als Austrittsdatum der 31.12. eingetragen, obwohl er während des Jahres ausgetreten ist, so wurde das Austrittsdatum erst nach der letzten Abrechnung im Personalstamm eingetragen. Alle Statistiken greifen für die Abrechnung aber auf den O-Record (Lohnabrechnungs-Daten) zu.

Das Austrittsdatum wird mit der letzten Abrechnung in den O- Record geschrieben und kann anschliessend nur noch mit Tools (Utilities) geändert werden (nur durch Fachhändler möglich!).

Ist ein Mitarbeiter auf einer Statistik zwei Mal aufgeführt worden, so bedeutet dies, dass dieser Mitarbeiter während des laufenden Jahres aus- und wieder eingetreten ist. Ist das nicht der Fall, so wurde zwischen zwei Abrechnungen das Eintrittsdatum verändert. In diesem Falle müssten die betroffenen Lohnabrechnungen mit den Utilities korrigiert werden (nur durch Fachhändler möglich!).

Jahresinitialisierung
Im Hauptmenupunkt (8) wird die Jahres-Initialisierung gestartet. Dabei werden sämtliche Lohn-Daten (O-Record) ins Archiv verschoben. Bis zu 20 Jahre können archiviert werden. Sie haben jederzeit Zugriff auf das Archiv und können auch nachträglich alle Auswertungen wieder drucken. Dadurch kann die Jahresinitialisierung auch dann durchgeführt werden, wenn die Lohnausweise und die Endauswertungen noch nicht gedruckt wurden.

Anfangsarbeiten (vor dem 1. Lohn im neuen Jahr)

Lohn-Arten-/Abzugs-Arten- und Arbeitgeber-Stamm
Werden Prämien neu festgelegt, müssen diese bei allen Mitarbeitern angepasst werden. Im Abzugsarten-/Arbeitgeber-Stamm müssen sie geändert werden, danach über die automatische Indizierung in den Personal-Stammdaten nachgeführt werden. Diese Arbeiten müssen unbedingt vor der 1. Lohnabrechnung ausgeführt werden, weil danach diverse Stammdaten für das Ändern gesperrt sind. Nach jeder Änderung der Stämme müssen diese ausgedruckt und für die Revision abgelegt werden.

Letztes Abrechnungs-Datum
In den Grunddaten der Lohnbuchhaltung muss das letzte Abrechnungs-Datum für das neue Jahr erfasst werden.

Einkauf (Modul 09)

Alte Belege löschen
Zur Pflege und Wartung des Systems können im Einkaufsmodul von Zeit zu Zeit oder zum Ende eines Geschäftsjahres alte Belege gelöscht werden. Somit werden nicht mehr benötigte Belege aus dem System entfernt. Dabei werden nur die Belegkörper gelöscht.

Lieferanten-Pflege
Zur Pflege und Wartung des Systems können im Einkaufsmodul von Zeit zu Zeit oder zum Ende eines Geschäftsjahres alte Lieferanten-/Artikel-Verknüpfungen gelöscht werden. Somit werden nicht mehr benötigte Verknüpfungen aus dem System entfernt.

Fakturierung (Modul 11)

Alte Belege löschen
Zur Pflege und Wartung des Systems kann in der Fakturierung von Zeit zu Zeit oder Ende eines Geschäftsjahres eine Löschung alter Belege ausgeführt werden. Somit werden nicht mehr benötigte Belege aus dem System entfernt. Dabei werden nur die Belegkörper gelöscht. Auf die Buchhaltungsdaten hat diese Löschung keinen Einfluss.

Die Wahl der zu löschenden Belege kann wie folgt ausgeführt werden:

·       Alle verbuchten Belege löschen

·       Alle verbuchten und gedruckten Belege löschen

·       Manuelles Selektieren einzelner Belege

Verkaufsstatistik (Modul 16)

Bewegungen löschen
Zur Pflege und Wartung des Systems kann in der Verkaufsstatistik von Zeit zu Zeit oder Ende eines Geschäftsjahres eine Löschung alter Daten ausgeführt werden. Somit werden nicht mehr benötigte Daten aus dem System entfernt. Die Wahl der zu löschenden Daten kann wie folgt ausgeführt werden.

- Nach Selektions-Kriterien der Adressverwaltung

- Nach Selektions-Kriterien der Debitoren

- Nach Selektions-Kriterien der Artikel

- Nach Selektions-Kriterien der Warengruppen

- Nach Selektions-Kriterien der Bewegungen

Kostenstellen-Rechnung (Modul 27)

Jahresabschluss
Der Jahresabschluss führt den letzten Monatsabschluss durch und löscht anschliessend sämtliche Buchungen (R-Record) und setzt sämtliche Ist-Werte auf Null zurück. Bestehende Buchungen vom neuen Geschäftsjahr werden automatisch übertragen. Die kumulierten Jahreswerte sind nach dem Abschluss im Vorjahr ersichtlich.

Um den Jahresabschluss durchzuführen, müssen zuvor folgende Arbeiten erledigt werden:

·       In der Finanzbuchhaltung müssen für das abzuschliessende Geschäftsjahr alle Buchungseinträge erfasst und verbucht werden. Es dürfen keine Buchungen mehr im Hilfsbuch existieren.

·       In der Finanzbuchhaltung muss die Erfassungsperiode für das neue Geschäftsjahr angepasst werden.

In sämtlichen Nebenbüchern dürfen für das abzuschliessende Geschäftsjahr keine Belege mehr erfasst werden. Sämtliche vorhandenen Belege müssen verbucht sein.

Budgetvorgaben
Unter diesem Menupunkt kann das Budget für das aktuelle und für das Folgejahr eingetragen werden.

Monatsgewichtungen
Unter diesem Punkt verteilt das Programm den unter Punkt 5.3 im Feld "Budget nächstes Jahr" eingetragenen Betrag analog dem diesjährigen Budget auf die einzelnen Monate.

Aktuelle Periode einstellen
Nach dem Abschluss stellt das Programm automatisch die nächste Buchungs-Periode ein. Überprüfen Sie jedoch den Monat und das Jahr, in welchem Sie nach dem Abschluss buchen möchten.

Hinweis: Ein Buchungs-Datum, das grösser ist als der aktuell eingestellte Monat, übersteuert die Periode!

Gesamt-Check
Dieser Menupunkt führt alle Datenbank-Checkläufe (1-Kostenstellen-Artenstamm, 2-Struktur Vorkostenstellen, 3-Standardbuchungen) in einem Lauf durch.

Zur Pflege und Wartung des Systems kann in der Kostenstellen-Rechnung von Zeit zu Zeit oder Ende eines Geschäftsjahres eine Überprüfung der Datenbanken durchgeführt werden. Somit werden alle Verknüpfungen, Strukturen und Kosten-Stellen/-Arten überprüft und bei allfälligen Problemen wird ein Fehlerprotokoll ausgegeben.

Hinweis: Der Gesamtcheck sollte 1 x jährlich durchgeführt werden!