Serienbriefe
Serienbriefe können mit europa3000
auf zwei verschiedene Arten erstellt werden. Zum einen über einen Word-Export
und zum anderen aus einer Datei heraus. Es werden hier beide Varianten
nacheinander beschrieben. Der Word-Export eignet sich vor allem dann, wenn der
Serienbrief häufig verwendet wird, da die Daten immer wieder aktuell aus dem europa3000
übertragen werden. Bei einer Datei als Datenquelle muss diese immer zuerst
nochmals neu erstellt werden.
Word-Export
Beim Word-Export geht es grundsätzlich darum, dass selektionierte Adressen
aus dem europa3000
in ein Word-Dokument exportiert werden. Es bestehen dabei zwei Worddokumente.
In das eine werden die Daten exportiert und dann mit dem anderen Dokument
verknüpft.
Öffnen Sie im Microsoft Word das Dokument das Sie versenden möchten. Nun wählen
Sie den Hauptmenupunkt Extras (engl. Tools) und dann das Menu Seriendruck...
(engl. Mail Merge...). Sie erhalten nun das Fenster des Seriendruck-Managers.
Auf diesem Fenster sehen Sie drei Punkte die den Ablauf darstellen.
Unter dem Punkt 1 Hauptdokument, wählen Sie Erstellen und dann Serienbrief
an.
Es erscheint nun folgendes Fenster wo Sie Aktives Fenster auswählen müssen.
Nun sind Sie wieder auf dem Fenster des Seriendruck-Managers.
Unter dem Punkt 2 Datenquelle, wählen Sie Daten importieren und Datenquelle
erstellen.
Es erscheint nun das Fenster Datenquelle erstellen.
Wählen Sie den Button Feldnamen entfernen und entfernen Sie so alle
vorhandenen Felder.
Wenn alle Felder entfernt sind, können Sie im Feld Feldname: die benötigten
Felder eingeben. Es können alle Felder von A01 bis A99 parametriert werden.
Zusätzlich kann ein Feld den Namen ADR tragen. Damit wird der ganze
Adressblock, wie er in europa3000
definiert ist, exportiert.
Nach dem Anwählen von OK werden Sie aufgefordert dem Dokument einen
Dateinamen (zBsp. Serienbrief_Daten.doc) zu geben und dieses Dokument
abzuspeichern. Am besten Speichern Sie das Dokument in das Verzeichnis
Template von EuroFT2. In dieses Dokument werden dann die Daten aus dem europa3000
exportiert.
Auf dem folgenden Fenster wählen Sie Hauptdokument bearbeiten um
wieder auf das Dokument zu gelangen.
Im Hauptdokument positionieren Sie nun den Cursor an der entsprechenden Stelle
und fügen via dem Button Seriendruckfelder einfügen die
entsprechenden Felder ein.
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Dieses Hauptdokument können Sie dann am besten ebenfalls im Verzeichnis
Template von EuroFT2 abspeichern (zBsp. Serienbrief.doc).
Um nun die Serienbriefe zu erstellen wählen Sie im europa3000
folgenden Menupunkte.
(2) Adressen drucken
(3) Export nach Word
Über den Button ... können Sie nach der entsprechenden Datei browsen.
Nach Bestätigung dieses Fensters, erscheint das Selektions-Fenster, wo die
entsprechenden Adressen selektioniert werden können.
Die selektionierten Adressen werden in das Dokument mit den Textmarken (Serienbrief_Daten.doc)
exportiert. Das Hauptdokument wird ebenfalls geöffnet. In diesem Dokument
können Sie nun über Extras und Seriendruck... das Fenster
des Seriendruck-Managers öffnen. Unter dem Punkt 3 Daten mit dem Dokument
zusammenführen, wählen Sie den Button Ausführen... an.
Nun erscheint das Fenster Seriendruck. Wählen Sie hier Zusammenführen.
Die Daten werden nun mit dem Hauptdokument zusammengeführt. Das Dokument
kann nun gedruckt und allenfalls noch gespeichert werden.
Serienbriefe mit einer Datei als Datenquelle
Bei dieser Variante werden die Daten nicht in ein Word-Dokument
exportiert sondern die Daten werden als Datei abgespeichert.
Wählen Sie in der Adressverwaltung von europa3000
den Menupunkt (2) Adressen drucken, (1) Standardlisten, (1) Adressliste
(Teildaten). Selektionieren Sie nun die entsprechenden Adressen. Bei der
Auswahl: Drucker, Bildschirm, Datei wählen Sie (3) Datei und (3) Datensätze
als DBASE. Sie können auch (2) Datensätze als ASCII wählen, wir
empfehlen Ihnen aber eine DBASE-Datei zu erstellen.
Geben Sie den Pfad und Dateinamen (*.dbf) an wo die Datei gespeichert
werden soll. Im folgenden Beispiel ist es e:\EuroFT2\EUROPA.PRN\EUROPA02.DBF.
Die Datenquelle ist nun erstellt. Öffnen Sie nun Microsoft Word das
Dokument (zBsp. einen Brief), dass Sie versenden wollen und wählen die
Punkte Extras und Seriendruck... an.
Sie erhalten nun das Fenster des Seriendruck-Managers. Auf diesem
Fenster sehen Sie drei Punkte die den Ablauf darstellen.
Unter dem Punkt 1 Hauptdokument, wählen Sie Erstellen und dann
Serienbrief an.
Es erscheint nun folgendes Fenster wo Sie Aktives Fenster auswählen
müssen.
Wenn Sie das Dokument noch nicht erstellt haben, können Sie auch
ein Neues Hauptdokument erstellen.
Nun sind Sie wieder auf dem Fenster des Seriendruck-Managers.
Unter dem Punkt 2 Datenquelle, wählen Sie Daten importieren
und Datenquelle öffnen.
Wählen Sie nun die Datei (*.dbf) aus, die Sie vorher im europa3000
erstellt haben. Nach der Auswahl wählen Sie den Punkt dBase
via ODBC und Hauptdokument bearbeiten.
Über den Button Seriendruckfelder einfügen können Sie
nun die entsprechenden Felder an den gewünschten Stellen im
Dokument einfügen.
Sobald Sie die Felder eingefügt und das Dokument gespeichert
haben können Sie nun über Extras und Seriendruck...
das Fenster des Seriendruck-Managers öffnen. Unter dem Punkt 3
Daten mit dem Dokument zusammenführen, wählen Sie den Button Ausführen...
an. Im folgenden Fenster wählen Sie Zusammenführen.
Die Daten aus der Datei werden nun mit dem ausgewählten
Dokument verknüpft. Der Serienbrief kann nun gedruckt und
allenfalls gespeichert werden.
Es erscheint nun folgendes Fenster wo Sie Aktives Fenster auswählen müssen.
Nun sind Sie wieder auf dem Fenster des Seriendruck-Managers.
Unter dem Punkt 2 Datenquelle, wählen Sie Daten importieren und Datenquelle
erstellen.
Es erscheint nun das Fenster Datenquelle erstellen.
Wählen Sie den Button Feldnamen entfernen und entfernen Sie so alle
vorhandenen Felder.
Wenn alle Felder entfernt sind, können Sie im Feld Feldname: die benötigten
Felder eingeben. Es können alle Felder von A01 bis A99 parametriert werden.
Zusätzlich kann ein Feld den Namen ADR tragen. Damit wird der ganze
Adressblock, wie er in europa3000
definiert ist, exportiert.
Nach dem Anwählen von OK werden Sie aufgefordert dem Dokument einen
Dateinamen (zBsp. Serienbrief_Daten.doc) zu geben und dieses Dokument
abzuspeichern. Am besten Speichern Sie das Dokument in das Verzeichnis
Template von EuroFT2. In dieses Dokument werden dann die Daten aus dem europa3000
exportiert.
Auf dem folgenden Fenster wählen Sie Hauptdokument bearbeiten um
wieder auf das Dokument zu gelangen.
Im Hauptdokument positionieren Sie nun den Cursor an der entsprechenden Stelle
und fügen via dem Button Seriendruckfelder einfügen die
entsprechenden Felder ein.
Nach Bestätigung dieses Fensters, erscheint das Selektions-Fenster, wo die
entsprechenden Adressen selektioniert werden können.
Die selektionierten Adressen werden in das Dokument mit den Textmarken (Serienbrief_Daten.doc)
exportiert. Das Hauptdokument wird ebenfalls geöffnet. In diesem Dokument
können Sie nun über Extras und Seriendruck... das Fenster
des Seriendruck-Managers öffnen. Unter dem Punkt 3 Daten mit dem Dokument
zusammenführen, wählen Sie den Button Ausführen... an.
Nun erscheint das Fenster Seriendruck. Wählen Sie hier Zusammenführen.
Die Daten werden nun mit dem Hauptdokument zusammengeführt. Das Dokument
kann nun gedruckt und allenfalls noch gespeichert werden.
Die Datenquelle ist nun erstellt. Öffnen Sie nun Microsoft Word das
Dokument (zBsp. einen Brief), dass Sie versenden wollen und wählen die
Punkte Extras und Seriendruck... an.
Sie erhalten nun das Fenster des Seriendruck-Managers. Auf diesem
Fenster sehen Sie drei Punkte die den Ablauf darstellen.
Unter dem Punkt 1 Hauptdokument, wählen Sie Erstellen und dann
Serienbrief an.
Es erscheint nun folgendes Fenster wo Sie Aktives Fenster auswählen
müssen.
Wenn Sie das Dokument noch nicht erstellt haben, können Sie auch
ein Neues Hauptdokument erstellen.
Nun sind Sie wieder auf dem Fenster des Seriendruck-Managers.
Unter dem Punkt 2 Datenquelle, wählen Sie Daten importieren
und Datenquelle öffnen.
Wählen Sie nun die Datei (*.dbf) aus, die Sie vorher im europa3000
erstellt haben. Nach der Auswahl wählen Sie den Punkt dBase
via ODBC und Hauptdokument bearbeiten.
Über den Button Seriendruckfelder einfügen können Sie
nun die entsprechenden Felder an den gewünschten Stellen im
Dokument einfügen.
Sobald Sie die Felder eingefügt und das Dokument gespeichert
haben können Sie nun über Extras und Seriendruck...
das Fenster des Seriendruck-Managers öffnen. Unter dem Punkt 3
Daten mit dem Dokument zusammenführen, wählen Sie den Button Ausführen...
an. Im folgenden Fenster wählen Sie Zusammenführen.
Die Daten aus der Datei werden nun mit dem ausgewählten
Dokument verknüpft. Der Serienbrief kann nun gedruckt und
allenfalls gespeichert werden.